INSTRUÇÃO NORMATIVA N°. 001/2023-CGM

INSTRUÇÃO NORMATIVA N°. 001/2023-CGM

DISPÕE SOBRE O MANUAL DE AUDITORIA INTERNA, ESTABELECE OS PADRÕES E PROCEDIMENTOS PARA A REALIZAÇÃO DE AUDITORIAS INTERNAS NA ADMINISTRAÇÃO DIRETA E INDIRETA OU BENEFICIÁRIOS COM RECURSOS PÚBLICOS DO MUNICÍPIO DE LAJES.

 

A CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei, especialmente a disposição contida no art. 7º da Lei n.º 935, de 30 de dezembro de 2022.

CONSIDERANDO as atribuições institucionais da Controladoria Geral do Município, no exercício do controle interno dos atos praticados pela Administração Pública Municipal nos termos dos art. 70 e 74 da Constituição Federal;

CONSIDERANDO a necessidade de uniformização de procedimentos para a instrumentalização processual; e

CONSIDERANDO que esta Instrução Normativa tem por finalidade disciplinar os procedimentos e rotinas de auditorias internas.

RESOLVE:

CAPÍTULO I – DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1°. Esta Instrução Normativa visa estabelecer o Manual de Auditoria Interna, bem como definir os procedimentos para a realização de Auditorias Internas na Administração Direta e Indireta ou beneficiários com recursos públicos do Município de Lajes, cujo objetivo será padronizar as atividades de auditoria.

Art. 2°. A Auditoria Interna consiste na análise e verificação sistemática, no âmbito da organização, dos atos e registros contábeis, orçamentários, financeiros, operacionais e patrimoniais e da existência e adequação dos controles internos, fundamentado nos Princípios da Transparência, Publicidade, Legalidade, Legitimidade, Economicidade, Eficiência e Eficácia.

CAPÍTULO II – FUNDAMENTOS LEGAIS E PRINCIPIOLÓGICOS:

Art. 3°. A execução dos trabalhos de Auditoria Interna norteia-se pela legislação aplicável à Administração Pública (Constituição Federal de 1988, Lei nº 4.320, de 1º de junho de 1964, Lei Complementar n.º 101, de 04 de maio de 2000, Lei n.º 8.666, de 21 de junho de 1993, Lei n.º 10.520, de 17 de julho de 2002, Lei n.º 14.133, de 1º de abril de 2021 e demais legislações pertinentes), incluindo-se as normas brasileiras de Auditoria Interna, bem como, as normas fundamentais de auditoria, além dos fundamentos da legislação municipal.

Art. 4°. A execução dos trabalhos de Auditoria Interna, realizada por meio da Controladoria Geral do Município, deve pautar-se nos seguintes preceitos:

I – Independência;

II – Soberania na aplicação de técnicas;

III – Imparcialidade;

IV – Objetividade;

V – Conhecimento técnico e capacidade profissional;

VI – Cautela e zelo profissional;

VII – Comportamento ético.

CAPÍTULO III – INSTRUMENTOS DE AUDITORIA

Art. 5°. O encarregado pela Auditoria Interna adotará na sua execução quatro instrumentos de auditoria, conforme especificação abaixo:

– Matriz de Planejamento (Anexo III): documento preliminar que se propõe a orientar os trabalhos da equipe de auditoria, envolvendo o levantamento das instruções normativas e legislação pertinente, que determinam as rotinas de procedimentos da unidade a ser auditada. Este documento não é exaustivo, podendo a equipe acrescentar elementos à auditoria se julgar necessário;

– Matriz de Achados (Anexo IV): documento que cataloga os achados de auditoria, conforme apontamentos decorrentes da Matriz de Planejamento ou elementos adicionados a posteriori, indicando os encaminhamentos pertinentes;

– Relatório Inicial de Auditoria (Anexo V): documento que tem por finalidade agrupar constatações iniciais, consolidando-as em relatório, individualizando e cientificando os responsáveis;

– Relatório Final de Auditoria (Anexo VI): documento que consolida as informações apuradas no Relatório Inicial em confronto com as respostas encaminhadas pelos responsáveis indicados, bem como indica as medidas cabíveis sobre as situações apontadas;

– Relatório de Monitoramento de Auditoria: documento que verifica as medidas adotadas pela unidade auditada frente aos achados encontrados, seja seguindo os encaminhamentos sugeridos pela equipe de auditoria, seja realizando ações que considerarem mais eficazes.

CAPÍTULO IV – DA EXECUÇÃO DA AUDITORIA INTERNA

Art. 6°. A Auditoria Interna será executada pelos servidores lotados na Controladoria Geral do Município (CGM), por meio de Matrizes de Auditoria individualizadas por área de atuação, em observância ao Plano Anual de Auditoria Interna, à exceção dos projetos iniciados a partir de solicitações administrativas específicas ou por constatada necessidade extraordinária.

§1°. O trabalho de Auditoria Interna será exercido por servidores lotados na Controladoria Geral do Município, com eventual auxílio técnico de servidores de outras Unidades Administrativas conforme exija a natureza do objeto da Auditoria.

§2°. Os trabalhos de Auditoria Interna serão dirigidos pelo Controlador Geral do Município, com o auxílio de assessoramento técnico.

§3°. Os procedimentos de auditoria serão realizados conforme o Anexo I desta Instrução Normativa.

§4°. Os trabalhos de auditoria serão iniciados mediante emissão de Ordem de Serviço – O.S. (Anexo II).

§5°. A realização da auditoria deve ser comunicada previamente à autoridade responsável pelo setor auditado através de ofício, nos termos do Anexo VIII desta Instrução Normativa.

Art. 7°. Os servidores da Controladoria Geral do Município, no exercício de suas funções, visando cumprir o objetivo definido na Matriz de Planejamento, deverão ter livre acesso às dependências da Administração, assim como a documentos, valores e livros considerados indispensáveis ao cumprimento de suas atribuições, não podendo lhes ser sonegado, sob qualquer pretexto, nenhum processo, documento ou informação, a exemplo de:

dispositivos e controles de informações utilizados na Unidade;

relatórios gerenciais elaborados pela Unidade;

relatórios externos que se refiram à Unidade;

documentos e formulários utilizados e gerados pela Unidade;

o que couber, em consonância com os objetivos da auditoria.

Parágrafo único. Quando houver limitação à ação da Controladoria Geral do Município, o fato deve ser comunicado de imediato, por escrito, ao titular da unidade auditada, solicitando as providências necessárias, ou ao Chefe do Poder Executivo se causada pelo próprio titular da unidade.

Art. 8°. A Matriz de Planejamento será iniciada mediante emissão de Ordem de Serviço (O.S.), conforme modelo constante do Anexo II, subscrita pelo Controlador Geral do Município, e deverá obedecer ao Plano Anual de Auditoria.

Art. 9°. Durante o processo de auditoria, o titular da unidade auditada pode acompanhar a condução dos trabalhos por meio de reuniões com a equipe técnica responsável pelo trabalho de auditagem e com o Controlador-Geral do Município.

Art. 10. Na execução da auditoria será identificado o representante do Controle Interno da Unidade e verificadas as ações realizadas pelo mesmo na área auditada, se porventura existente.

Art. 11. Na conclusão dos trabalhos, a equipe, deverá proceder a explanação ao titular da Unidade no Relatório Final, abordando os aspectos mais relevantes das atividades desenvolvidas, bem como as condições desfavoráveis detectadas, quando for o caso, com as recomendações e/ou sugestões pertinentes.

Parágrafo Único. Quando for necessário a Controladoria Geral do Município recomendará abertura de Tomada de Contas para apuração de indícios apontados no Relatório Final, ou ato administrativo semelhante e pertinente, podendo avocar o processo em caso de omissão da unidade de origem.

Art. 12. No caso de ausência de prestação de contas, indícios da prática de desfalque, desvio de bens ou outras irregularidades que resultem prejuízo ao erário, informados formalmente a Controladoria Geral do Município, deve ser instaurada, obrigatoriamente, Auditoria Especial com sua devida matriz de planejamento.

CAPÍTULO V – DO RELATÓRIO DE AUDITORIA E DOS PRAZOS

Art. 13. A Controladoria Geral do Município deverá emitir os Relatórios Inicial e Final de Auditoria (Anexos V e VI) e o respectivo Certificado de Auditoria (Anexo VII), após a explanação referida no Art. 11, e encaminhar à Unidade Auditada, visando sanar as inconformidades apontadas.

§1°. Em caso de não apontamento de falha, erro, deficiência, ilegalidade ou irregularidade na Unidade Auditada, o responsável deverá emitir o Relatório de Auditoria relatando os procedimentos realizados e a não incidência de irregularidades, encaminhando cópia à Unidade Auditada.

§2°. Em ambos os casos, o Relatório de Auditoria deverá ser encaminhado diretamente ao titular da Unidade Auditada.

Art. 14. A Unidade Auditada terá o prazo de até 20 (vinte) dias corridos, a contar da data do recebimento, para responder às recomendações, questionamentos e sugestões contidas no Relatório Inicial de Auditoria.

§1°. O prazo pode ser prorrogado, uma única vez, por igual prazo, se for apresentado à Controladoria Geral do Município pedido instruído com justificativa fundamentada.

§2°. A prorrogação por prazo superior ao previsto no caput é permitida apenas em situações excepcionais que exijam maior tempo para uma solução, reconhecida pelo Controlador-Geral do Município.

Art. 15. O cumprimento dos prazos e recomendações apontadas em Relatório de Auditoria deverá ser monitorado por meio de Relatório de Monitoramento, que passa a integrar o processo de auditoria executado.

Art. 16. Caso as recomendações/determinações dos Relatórios de Auditoria não sejam atendidas no prazo estabelecido no art. 14 e não haja justificativa fundamentada para tanto, a Controladoria Geral do Município deverá adotar medidas de acordo com a situação apresentada.

CAPÍTULO VI – DO PLANO ANUAL DE AUDITORIA – PAA

Art. 17. O Plano Anual de Auditoria é elaborado pela Controladoria Geral do Município, e submetido à apreciação e aprovação do Controlador Geral do Município.

Art. 18. A Controladoria Geral do Município dará ciência do Plano Anual de Auditoria a todas as Unidades da Administração Direta e Indireta, por meio de comunicado a ser publicado no Diário Oficial utilizado pelo Município de Lajes.

Art. 19. O Plano Anual de Auditoria para o ano subsequente deve ser publicado até o último dia útil de cada exercício.

Art. 20. O Plano Anual de Auditoria deve conter:

denominação das Unidades e áreas a serem auditadas;

período estimado de execução dos trabalhos;

objeto a ser auditado, de forma resumida.

Art. 21. A Auditoria Interna, exercida pelos servidores lotados na Controladoria Geral do Município, será responsável pela execução dos trabalhos previstos no Plano Anual de Auditoria.

Art. 22. Será utilizado como critério e prioridade na elaboração da programação de auditorias, as Unidades que:

não foram auditadas no exercício anterior;

apresentaram índices de eficiência considerados insatisfatórios nos trabalhos de auditoria realizados nos exercícios anteriores;

constem de solicitações encaminhadas à Controladoria Geral do Município, pelo Prefeito ou Secretários Municipais;

constem de denúncias recebidas pela Controladoria Geral do Município ou outro meio, cuja necessidade da realização de auditoria específica para apuração dos fatos será avaliada pelo Controlador Geral do Município, desde que o denunciante seja devidamente identificado;

constarem com alta pontuação de grau de risco em portaria publicada pela CGM.

Art. 23. A Controladoria Geral do Município deverá realizar avaliação e revisão do Plano Anual a cada semestre ou em qualquer época em que seja necessária alteração substancial, ou quando houver necessidade.

CAPÍTULO VII – DAS COMPETÊNCIAS

Art. 24. À Auditoria Interna, na execução das auditorias, cabem:

– verificar o desempenho funcional na execução das atribuições de cada Unidade Administrativa, na forma regimental;

– verificar se as normas internas e externas estabelecidas estão sendo seguidas;

– verificar se os bens e direitos estão sendo salvaguardados e utilizados de forma adequada;

– verificar se as transações estão sendo contabilizadas corretamente, bem como, se as demonstrações contábeis refletem a realidade;

– orientar os servidores quanto à correta execução de suas funções;

– propor a adoção de medidas preventivas e corretivas referentes a métodos e processos de trabalho utilizados, visando o seu aprimoramento, bem como as ações necessárias à correção das desconformidades;

– subsidiar a alta administração e gerências com informações que lhes facilitem a consecução dos objetivos do Órgão;

– incluir nos trabalhos, sempre que aplicável, os procedimentos necessários para assegurar a confiabilidade dos sistemas informatizados e desenvolver trabalhos específicos voltados a aferir a segurança da informação;

– manter o registro de todas as recomendações e orientações expedidas e exercer o acompanhamento sobre as medidas adotadas, tomando as providências que se fizerem necessárias no caso de sua inobservância;

– realizar diligências para promover operações e levantamento de informações em geral.

Parágrafo único. O rol de competências previsto nesse artigo não é exaustivo, podendo ser realizadas outras atividades com a finalidade de cumprir o objetivo da auditoria.

Art. 25. Cabe à Unidade auditada:

– fornecer todas as informações solicitadas pelo Controlador Geral do Município e demais servidores lotados na Controladoria Geral do Município;

– disponibilizar os recursos material e pessoal, adequados à execução dos trabalhos a serem desenvolvidos na área;

– cumprir as recomendações e as ações necessárias à correção das inconformidades apontadas, bem como, os prazos estabelecidos nesta Instrução Normativa e em Relatório de Auditoria, salvo casos excepcionais, devidamente justificados.

CAPÍTULO VIII – DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS

Art. 26. Cabe ao Responsável de cada Unidade Administrativa dar conhecimento desta Instrução Normativa aos servidores.

Art. 27. O servidor público que descumprir as disposições desta Instrução Normativa ficará sujeito à responsabilização administrativa.

Art. 28. Qualquer dúvida ou omissão gerada por esta Instrução Normativa, deverá ser solucionada junto à Controladoria Geral do Município.

Art. 29. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

 

Lajes/RN, 17 de abril de 2023.

 

 

BRENA CHRISTINA FERNANDES DOS SANTOS

 

Controladora Geral do Município

 

ANEXOS

 

ANEXO I – FLUXO – TRABALHOS DE AUDITORIA;

ANEXO II – MODELO DE ORDEM DE SERVIÇO;

ANEXO III – MODELO DE MATRIZ DE PLANEJAMENTO;

ANEXO IV – MODELO DE MATRIZ DE ACHADOS;

ANEXO V – MODELO DE RELATÓRIO INICIAL DE AUDITORIA;

ANEXO VI – MODELO DE RELATÓRIO FINAL DE AUDITORIA;

ANEXO VII – MODELO DE CERTIFICADO DE AUDITORIA;

ANEXO VIII – MODELO DE OFÍCIO À AUTORIDADE RESPONSÁVEL;

 

ANEXO I – FLUXO – TRABALHOS DE AUDITORIA

 

À CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO caberá:

 

Efetuar o Plano Anual de Auditoria, determinando a Unidade e área a ser auditada e a estimativa de tempo para execução dos trabalhos;

 

Iniciar os trabalhos de auditoria com o ato que motivou a sua instauração, na hipótese de Auditorias Especiais e Solicitações Administrativas, que não comportam programação;

Encaminhar a programação para conhecimento do Chefe do Poder Executivo, bem como para todas as unidades orçamentárias;

Iniciar o cumprimento do Plano Anual de Auditoria, após a publicação no Órgão Oficial do Município, ou do atendimento às solicitações administrativas, mediante emissão de Ordem de Serviço – OS (Anexo II);

 

Desenvolver a execução da auditoria na(s) Unidade(s) auditada(s), analisando os procedimentos e rotinas operacionais, conforme os princípios e os critérios estabelecidos na legislação de acordo com o artigo 4° desta Instrução Normativa;

Expor ao auditado todos os aspectos relevantes verificados na auditoria, bem como as recomendações, através de Relatório Inicial de Auditoria;

 

Rever suas recomendações (o Auditor Interno), caso sejam identificados aspectos relevantes não detectados nos testes;

Elaborar – pelo responsável pela Auditoria – o Relatório Final de Auditoria (Anexo VI), com o respectivo Certificado de Auditoria (Anexo VII), com base nas evidências levantadas, na explanação descrita no artigo 11 desta Instrução Normativa e na avaliação das respostas enviadas pelos indicados no Relatório Inicial de Auditoria;

 

Dar ciência ao Chefe do Poder Executivo, deixando disponível o processo em sua integralidade na sede da CGM. A cópia deve ser remetida às unidades auditadas com as informações específicas para os responsáveis indicados, tratando dos seus pontos de interesse.

 

À UNIDADE AUDITADA caberá:

 

Receber Relatório de Auditoria da Controladoria Geral do Município para providências;

 

Emitir resposta à Controladoia Geral do Município sobre o Relatório Inicial, no prazo previsto no artigo 14 desta Instrução Normativa, acerca das evidências apuradas e orientações enviadas.

 

À CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO caberá:

 

Verificar o cumprimento do prazo para resposta ao Relatório encaminhado;

Caso não tenha recebido a resposta no prazo regulamentar, tomar as providências cabíveis, individualizando as responsabilidades;

 

Finalizar a Auditoria, arquivando todos os documentos e relatórios utilizados no processo em pasta específica;

Realizar Relatórios de Monitoramento de Auditoria, deixando à disponibilidade do Chefe do Poder Executivo e acompanhando o cumprimento ou não das recomendações.

 

ANEXO II – MODELO DE ORDEM DE SERVIÇO

 

ORDEM DE SERVIÇO Nº _______

O Controlador Geral do Município, no uso de suas atribuições legais,

RESOLVE:

INTRODUÇÃO

 

A presente Ordem de Serviço visa apresentar diretrizes e orientações para o planejamento, execução e elaboração de relatório de auditoria.

UNIDADE EXAMINADA: .

 

ESCOPO DOS TRABALHOS

 

O escopo do trabalho a ser realizado está demonstrado na tabela a seguir:

 

ÁREA	OBJETO	PROCEDIMENTOS

 

ESTIMATIVA DE PRAZO

 

Em virtude da realização dos trabalhos previstos no item 3, estima -se a realização das ações de acordo com o seguinte cronograma de atividades:

 

ATIVIDADES	INICIO	FIM

 

EQUIPE RESPONSÁVEL

 

Para realização desta ação de controle será responsável o servidor:

 

SERVIDOR	FUNÇÃO	MATRÍCULA

 

DEMAIS ORIENTAÇÕES:

 

Caso seja necessário, o Controlador Geral poderá solicitar auxilio de servidores do Município.

 

LAJES/RN____de _________de_____ .

 

CONTROLADOR-GERAL DO MUNICÍPIO

 

ANEXO III – MODELO DE MATRIZ DE PLANEJAMENTO

 

MATRIZ DE PLANEJAMENTO – AUDITORIA N° ______

OBJETIVO:

 

	QUESTÕES DE AUDITORIA	INFORMAÇÕES REQUERIDAS	FONTES DE INFORMAÇÃO	PROCEDIMENTOS	DETALHAMENTO DO PROCEDIMENTO	MEMBROS	PERÍODO	POSSÍVEIS ACHADOS
1.
2.
3.

 

LAJES/RN____de _________de_____ .

 

Controladoria Geral do Município

 

ANEXO IV – MODELO DE MATRIZ DE ACHADOS

 

MATRIZ DE ACHADOS – AUDITORIA N° ______

OBJETIVO:

 

DESCRIÇÃO DO ACHADO	SITUAÇÃO ENCONTRADA	CRITÉRIOS	EVIDÊNCIA	ENCAMINHAMENTO

 

LAJES/RN____de _________de_____ .

 

Controladoria Geral do Município

 

ANEXO V – MODELO DE RELATÓRIO INICIAL DE AUDITORIA

 

RELATÓRIO INICIAL DE AUDITORIA N° ____________

 

OBJETO DA AUDITORIA

 

PERÍODO AUDITADO

 

TIPO DE AUDITORIA

 

UNIDADE AUDITADA

 

SETOR AUDITADO

 

OBJETIVO GERAL

 

METODOLOGIA

 

ANÁLISE DAS QUESTÕES DE AUDITORIA – MATRIZ DE PLANEJAMENTO / CONSIDERAÇÕES

 

ACHADOS DA AUDITORIA

Achado n⁰ 01:

 

SITUAÇÃO ENCONTRADA
CRITÉRIOS
EVIDÊNCIA
ENCAMINHAMENTO

 

CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES

 

LAJES/RN____de _________de_____ .

 

Equipe de Auditoria

 

ANEXO VI – MODELO DE RELATÓRIO FINAL DE AUDITORIA

 

RELATÓRIO FINAL DE AUDITORIA N° _________

OBJETO DA AUDITORIA

 

PERÍODO AUDITADO

 

UNIDADE AUDITADA

 

SETOR AUDITADO

 

RESPOSTAS APRESENTADAS PELOS AUDITADOS

 

ANÁLISE DAS RESPOSTAS APRESENTADAS

 

CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES

 

LAJES/RN____de _________de_____ .

 

Equipe de Auditoria

 

ANEXO VII – MODELO DE CERTIFICADO DE AUDITORIA

 

CERTIFICADO DE AUDITORIA

 

CERTIFICADO: [ANO/MÊS/DIA/NÚMERO DE CONTROLE]

UNIDADE AUDITADA:

EXERCÍCIO:

 

AUDITORIA N°:

 

Foram examinados os atos de gestão dos responsáveis pelas áreas auditadas, especialmente aqueles listados no , praticados no período de a .

Os exames foram realizados conforme escopo do trabalho definido no Relatório de Auditoria constante deste processo, em atendimento à legislação aplicável às áreas selecionadas e atividades examinadas, e incluíram os resultados das ações de controle realizadas ao longo do exercício objeto de exame, sobre a gestão da Unidade Auditada.

 

Em função dos exames realizados, consubstanciados no Relatório de Auditoria_______ , CERTIFICO que o Procedimento de Auditoria n° _______________ obedeceu aos padrões técnicos necessários à sua validade.

 

LAJES/RN____de _________de_____ .

 

Controlador-Geral do Município

 

ANEXO VIII – MODELO DE OFÍCIO À AUTORIDADE RESPONSÁVEL

 

MEMORANDO/OFÍCIO Nº _______/202X.

 

LAJES, ______de _________ de _____.

 

ASSUNTO: Realização de Auditoria Interna.

 

Ao Senhor(a) [Secretário(a)] [Órgão],

 

Vimos, por meio deste, informar a V. Sa. que no período de à será realizada a Auditoria Interna nº , cujo [objeto], para tanto solicitamos vossa colaboração no sentido fornecer as informações e documentação solicitadas.

 

Diante disso, o Controlador-Geral do Município apresenta a Comissão composta pelos servidores: ______________, ____________ e _________________, para realizar a auditoria supramencionada.

 

Atenciosamente,

 

Controlador-Geral do Município